Was ist Microsoft OneDrive und wie lässt es sich nutzen?

Dropbox, Google Drive, iCloud wie auch mehr – Cloud-Dienste gibt es mittlerweile jede Menge. Die Lösung von der Marke Microsoft auf dem Cloud-Storage-Markt heißt OneDrive. Was kann OneDrive? Beeindruckt die Cloud-Lösung in Puncto Datenschutz? Bewährt sich der Service tendenziell für private oder für geschäftliche Zwecke? Wir haben OneDrive einstmals unter die Lupe genommen…

Mit Unterstützung des von Microsoft angebotenen Cloud-Dienstes OneDrive kann man Daten in einem Online-Storage uploaden – oder, wie es so schön heißt: „in der Cloud speichern“. In Microsoft OneDrive lassen sich, wie in jedem Cloud-Storage-Dienst, Dateien ablegen (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage), sodass diese ortsunabhängig im Zugriff sind – ob per Browser, Client-Anwendung oder OneDrive-App, welche erhältlich ist für WindowsPhone, iOS wie auch Android. Mit OneDrive hat man also Fotos sowie Dateien überall und auf jedem Gerät zur Hand – super praktisch!

Ein Cloud-Speicher ist aber nicht nur nützlich, um von allerorts auf Daten zurückgreifen zu können: Vor allem im Falle eines Verlusts oder Defekts des Endgeräts ist es enorm wertvoll, wenn alle relevanten Daten an einem zusätzlichen Ort, zum Beispiel eben in OneDrive, gespeichert sind. Eine Eigenschaft, welche sowohl persönlich für Fotos, Videos & Co., als auch für Excel-Tabellen, Word-Dokumente wie auch andere geschäftliche Dateien enorm von Vorteil ist. Ein Backup wird dadurch dennoch nicht substituiert.

Mit dem Ziel, dass ständig sämtliche Daten allerorts synchron sind, kann man völlig einfach einen sogenannten OneDrive-Ordner auf dem PC hinzufügen. Alle Dateien, welche in den Ordner geschoben werden, landen dann vollautomatisch in der OneDrive-Cloud. In dem Moment wo Daten an irgendeinem Speicherort hinzugefügt, abgeändert oder beseitigt werden, erfolgt eine automatische Synchronisation auf jeglichen anderen Speicherorten. Einzige Voraussetzung dafür: Eine Verbindung mit dem Internet.

Für einen idealen Wechsel mit anderen, lassen sich Dokumente und Fotos aus OneDrive einfach teilen – ob ein Geburtstagsfoto des Enkels, das man der Oma senden will, oder ein Geschäftsbericht, den man dem Chef zur Durchschau zukommen lassen will. Anstatt eine Datei via E-Mail zu verschicken oder diese auf einen USB-Stick zu ziehen und so für eine Kopie der Datei zu sorgen, wird demjenigen, welchem man das entsprechende File verfügbar machen möchte, schlichtweg ein Direktlink zu der Datei in OneDrive geschickt – das geht extrem schnell und sorgt zeitgleich dafür, dass nicht vermeidbare Kopien von Dateien angefertigt werden.

OneDrive im Unternehmen: Lohnt sich die Business-Variante?

Zusätzlich zur OneDrive Standard-Option bietet Microsoft ebenfalls das Produkt mit dem Namen „OneDrive for Business“ an. Dabei dreht es sich um einen Cloud-Speicherdienst von Microsoft, welcher speziell für den Einsatz in Firmen konzipiert ist und somit ideal auf die Zusammenarbeit in Teams angepasst wurde. Die Cloud-Lösung basiert im Schwerpunkt auf der Technologie von Microsoft SharePoint und kann deshalb viel mehr als ein „normaler“ Cloud-Speicherdienst: Man kann via OneDrive for Business in Echtzeit mit mehreren Personen an ein- und demgleichen Dokument miteinander wirken – Co-Authoring nennt man die effiziente Vorgehensweise, die echtes Teamwork der Zukunft realisierbar macht.

OneDrive funktioniert Hand in Hand mit anderen Microsoft Anwendungen – speziell mit Office 365 bzw. Microsoft 365 zusammen. Zum Beispiel kann eine PowerPoint-Präsentation, welche Nutzer A in OneDrive abgelegt hat, von Person B via Browser eingesehen wie auch bearbeitet werden, ohne dass Person B PowerPoint installiert haben muss auf seinem Rechner. Und Person C kann von einem anderen Teil der Erde hierbei zusehen und die Veränderungen beurteilen. Diese Möglichkeiten erleichtern die Zusammenarbeit in Teams enorm, besonders in solchen, bei denen ein Teil des Teams Microsoft-Nutzer und der andere Teil Mac-User sind. Dank der vollautomatischen Daten-Synchronisation von OneDrive können ebenso sämtliche Mitarbeiter bei einer kollaborativen Arbeit immer die aktuelle Version abrufen, ohne erst manuell neue Versionsstände erlangen zu müssen.

Zusätzlicher Vorteil von OneDrive for Business: Usern steht eine Versionierung zur Verfügung. Benutzer können demzufolge alte, zuvor abgespeicherte Versionen ihrer Office-Dokumente, welche in OneDrive sind, wiederherstellen. Normalerweise werden die letzten 500 Versionen eines Dokuments im Background ganz von allein gespeichert und können bei Bedarf nochmals genutzt werden.

Erfüllt OneDrive auch strenge Sicherheitsstandards?

Zunächst einmal muss man anerkennen, dass für eine Methode wie OneDrive, in welcher empfindliche, vertrauliche Daten gesichert sind – ob jetzt aus privatem oder geschäftlichem Bereich – das Thema Datenschutz eine wesentliche Rolle hat. Zudem muss nachvollziehbar sein, wer (zumindest theoretisch) Einsicht in die in OneDrive abgelegten Daten erhalten kann.

Wie ist die Sachlage? Also, OneDrive ist im Besitz über eine Standard-SSL-Verschlüsselung bei der Übermittlung von Dokumenten – einmal gespeichert auf dem Server, kommt eine 256bit-AES Verschlüsselung zum Einsatz, um die Daten zu schützen. Wer seine Daten in OneDrive zusätzlich verschlüsseln möchte, dem können Tools wie Boxcryptor oder Microsoft BitLocker behilflich sein als Erweiterung für den sicheren Einsatz von OneDrive im Unternehmen. OneDrive for Business offeriert ebenso eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die dafür sorgt, dass bloß autorisierte Nutzer Zugriff auf die Dateien erlangen können – eine fortschrittliche und generell als sicher eingestufte Lösung, welche dafür sorgt, dass man Unbefugten den Zutritt zur OneDrive-Cloud verwehren kann. Ebenso eine simple, aber relevante Maßnahme zur Absicherung vor Hackern: Gut funktionierende Passwörter nutzen und selbige regelmäßig ändern.

An welchem Ort sind die Daten gelagert? Das ist eine sehr wichtige Frage, denn wenn die Daten, welche in OneDrive liegen, auf amerikanischen Webservern gehostet werden, dann ist das aus Datenschutz-Sicht sehr bedenklich zu betrachten, vor allem bezüglich der strengen Vorgaben der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Der Gebrauch wäre damit für europäische Firmen nicht möglich, ohne die geltenden Datenschutzverordnungen zu missbrauchen. Microsoft weiß selbstverständlich um den Stand der Dinge. Daher werden die Daten sämtlicher Unternehmen, die OneDrive for Business nutzen, und den Firmensitz innerhalb Europas haben, auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union gelagert.

Wer exakte Informationen sucht, an welchem Ort Microsoft die Daten sichert, wird auf jener Webseite (https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/enterprise/o365-data-locations?geo=All&view=o365-worldwide) fündig. Dort sind sämtliche Standorte der von Microsoft genutzten Rechenzentren pro genutztem Microsoft-Dienst transparent gelistet. Die Daten der Anwender des Dienstes OneDrive for Business, welche eine Rechnungsadresse in Deutschland haben, werden demnach nur in Deutschland gehostet.

Cloud-Speicherdienste im Generellen werden meistens wegen angeblicher Datenschutzbedenken kritisiert. Mangelnde Intransparenz oder eine nicht saubere Ausführung des Themas IT-Sicherheit kann man Microsoft bei ihrem Service OneDrive for Business allerdings nicht vorhalten – auch wenn das Unternehmen seinen Sitz in den USA hat. Nichtsdestotrotz sei an selbiger Stelle erwähnt, dass Microsoft sich durch Bestätigung der OneDrive-Nutzungsbedingungen das Recht einholt, die Daten der Kunden maschinell zu durchforsten. Diese Maßnahme dient dafür, Dateien ausfindig zu machen, die „unangemessene“ Inhalte darstellen. Findet der Microsoft-Crawler Informationen, welche gegen die Richtlinien verstoßen, besteht eine Kontosperrung. Legt man in seiner persönlichen OneDrive-Cloud als neu gewordene Eltern also beispielsweise das allererste Bild des neugeborenen Babys ab, auf welchen das Kind logischerweise nackt ist, könnte dies unter Umständen zu einer Sperrung des Kontos leiten – über den vollautomatischen Datenscan per PhotoDNA-Technik (https://www.microsoft.com/en-us/photodna) könnte das entsprechende Foto aufgespürt und als unangemessen eingestuft werden. Die Auseinandersetzung darüber, inwieweit jene verdachtsunabhängigen Scans nützlich und laut Gesetz überhaupt erlaubt sind, wird schon seit geraumer Zeit geführt – bisher mit unterschiedlichen Resultaten. Aber Fakt ist: Wer OneDrive nutzt, der stimmt dem Einsatz dieser Technik und dem vollautomatischen Scan seiner Daten zu – dies sollte man wissen, wenn man das Programm nutzt oder plant, es zu verwenden.