Microsoft SharePoint ist eine internetbasierte Zusammenarbeits- und Dokumentenmanagementplattform, welche von Microsoft erschaffen wurde. Sie wird von Firmen unterschiedlichster Größe verwendet – von kleinen über mittelständische Betriebe bis hin zu Konzernen – und bringt eine Menge von Funktionen wie Dokumentenablage sowie -freigabe, Diskussionsforen, Blogs, Wikis, Kalender sowie Aufgabenverwaltung. Was genau SharePoint ist und für wen sich diese Option rentiert, nehmen wir im folgenden Blog-Beitrag genauer unter die Lupe.
Die Lösung SharePoint aus dem Hause Microsoft (Link) wurde im Jahr 2001 als interne Collaboration-Plattform für Microsoft entwickelt und ist seit 2003 als Bestandteil des Microsoft Office-Konzepts erhältlich. SharePoint ist eine Plattform, die Unternehmen selbst gestalten wie auch warten können. In einer SharePoint-Umgebung werden Inhalte wie Dateien, Webseiten, Dokumente und Informationen abgespeichert und gemeinschaftlich genutzt. Die Plattform selbst kann intern oder außerhalb (oder eine Komposition aus beidem) gebraucht werden.
SharePoint kann entweder als webbasierte Applikation im Kontext einer Software-as-a-Service Leistung (SaaS) bereitgestellt werden oder als On-Premise-Variante auf einem eigenen Server oder in einer eigenen Cloud gehostet werden. Details zu den aktuellen Plänen & Preisen sind an dieser Stelle zu finden: Link
SharePoint im Praxiseinsatz
Microsoft SharePoint als internetbasiertes Zusammenarbeitsinstrument kann von Unternehmen aller Größen verwendet werden. Es ermöglicht es, Inhalte, Dokumente sowie Dateien zu erzeugen, zu bearbeiten und abzuspeichern.
Die Software wurde eigentlich entwickelt, um Intranets zu erstellen, doch in der Zwischenzeit wird sie ebenfalls für Extranets sowie Intranet-Internetseiten verwendet. Darüber hinaus können Benutzer mithilfe von SharePoint auch an Online-Konferenzen teilnehmen und Dokumente gemeinsam bearbeiten, was die Teamarbeit optimiert wie auch erleichtert. Mit der Suche lassen sich im SharePoint rasch und einfach wesentliche Infos finden – egal, ob es sich um eine Datei, ein Schreiben oder einen Internetseiten-Link dreht.
SharePoint kann zudem für eine Vielzahl von anderen Zwecken genutzt werden, wie etwa der Automatisierung von Arbeitsprozessen oder dem Dokumentenmanagement, der Aufgabenverwaltung sowie Projektplanung.
Die größte Stärke von SharePoint ist trotz dem in den vergangenen Jahren enorm gestiegenem Funktionsumfang immer noch das Einrichten von Intranets plus ähnlichen Angeboten wie Wikis, Blogs, Foren und allem, was hierzu gehört (Benutzerprofile, Kommentare etc.).
Alles in allem: SharePoint ist eine leistungsstarke Webseite, welche Unternehmen dabei supportet, Inhalte und Dokumente effizient zu bearbeiten wie auch zu teilen.
Die wichtigen Funktionen von SharePoint auf einen Blick:
- Geschäftsprozesse automatisieren
- Daten speichern, teilen und gemeinsam bearbeiten
- Themenbasierte Dokumentenbibliotheken erzeugen
- Informationen in Form von Blog, Intranet, Wiki & Co. zur Verfügung stellen
- Integration in weitere Microsoft-Office-Anwendungen
Warum sollte ich SharePoint nutzen?
Wie wir jetzt wissen, erlaubt SharePoint es den Benutzern, Inhalte zu generieren, zu organisieren sowie zu teilen. Die Plattform bringt eine relevante Stelle, an der Projektteams Fakten tauschen sowie an Projekten wirken können. Verwendet man SharePoint als Intranet, verbessert dies die Interaktion und bietet außerdem die Chance, Wissen im Rahmen des Unternehmens schnell, effektiv und langfristig weiterzugeben.
Damit bringt der SharePoint viele Nutzen für Unternehmen, darunter:
- Verbesserte Zusammenarbeit und Interaktion
- Erhöhte Effizienz
- Flexible sowie anpassbare Lösung
- Optimierte Dokumentenverwaltung
- Verbesserte Sicherheit und Kontrolle
Microsoft SharePoint sicher nutzen
Der Schutz Ihrer Daten ist von entscheidender Bedeutsamkeit. Insbesondere, wenn Sie ein kleines oder mittleres Unternehmen sind, sind Informationen wahrscheinlich Ihr größtes Gut. Die Daten, die Sie in SharePoint abspeichern, sind die Grundlage Ihres Unternehmens, und wenn Sie jene einbüßen, haben Sie eventuell keine Chance, sie wiederherzustellen – die Plattform muss also unbedingt sicher sein! Es darf nichts verloren gehen und unbefugte Zugriffe sollten vermieden werden.
SharePoint bietet eine Menge von Sicherheitsfunktionen, die hierfür sorgen, dass Ihre Daten sicher sind – egal, ob Sie jene in der Cloud speichern oder auf dem lokalen Netzwerk. Um etwaige Sicherheitslücken zu schließen, empfehlen wir folgende Maßnahmen:
- Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Login zu SharePoint
- Administrator-Konten besonders absichern
- Berechtigungen sensibel erteilen
- Voreingestellte Sicherheitsrichtlinien in SharePoint benutzen
- Mitarbeiterschulung im Bereich Datenschutz
- Leitfaden für die externe Freigabe anlegen
- Externe SharePoint-Benutzer möglichst umgehen sowie bei Verwendung kontrollieren
Wenn Sie Microsoft SharePoint in Ihrem Unternehmen benutzen möchten, sprechen Sie uns gerne an: Wir assistieren Ihnen bei der Einrichtung sowie der SharePoint-Integration in die für Sie wichtigen Microsoft-Produkte. Wir beraten Sie darüber hinaus, welche Art der Bereitstellung von Microsoft SharePoint für Sie die richtige Wahl ist: Microsoft SharePoint Server (On-Premise) oder doch Microsoft SharePoint Online (Office 365)?
Wenn Sie mehr über Microsoft SharePoint erfahren möchten, kontaktieren Sie uns gerne!